Da li se i Vama desilo da ste baš sve postavili na svoje mjesto: jasni ciljevi i planovi, svi resursi na broju…. kad tamo…. neočekivana promjena.
Iako nam se u većini slučajeva čini da promjene nastupaju nenadano i da su po svojoj prirodi nepoželjne, većina njih se može predvidjeti, a tako i iskoristiti za učenje!
Predviđanje, dakle, treba da postane neizostavan dio našeg planiranja. Što više predviđamo, jasnije nam je da mnogo faktora može da ide u našu korist ili “protiv nas” i da na to suštinski ne možemo da utičemo. Ali samo predviđanje je neprocjenjivo važno jer upravo različite verzije budućnosti našeg posla nam predočavaju i moguće staze za naše djelovanje.
Suštinski takvo razmišljanje je kreativno i potvrđuje ga izreka da “Kada smo spremni za prilike, prilike dolaze”. Dodali bismo i da, kada smo spremni za neprilike, tj. fleksibilni smo, možemo da pivotiramo u pravcu koji će biti najpovoljniji za nas i naš biznis.
Fleksibilnost u samom planiranju bi mogla dakle da bude odgovor na pitanje efikasnog upravljanja promjenama!
Razlozi za fleksibilno planiranje
- omogućava menadžerima da svrsishodnije planiraju obim posla i raspodjelu resursa u periodu velikih promjena
- omogućava naknadno uvođenje varijabli koje nisu mogle da budu predviđene ranije, prije nastupanja promjene
- prevenira slijepo pridržavanje starog plana kada su okolnosti izmijenjene
- prevenira pretjeranu količinu stresa izazvanu promjenama na koje ne možemo uticati
Pažnja: u planiranju fleksibilnost podrazumijeva da je cijelom timu u svakom trenutku poznat cilj koji je potrebno da se dostigne, ali i da put do njega nije uklesan u kamenu. Previše je varijabli u svakom složenijem poslu i sâmo današnje tržište je toliko promjenjivo, da bi se moglo računati na apsolutno poštovanje primarnog plana.
Najfleksibilniji element sistema je element koji upravlja sistemom (NLP aksiom).
Pokažite fleksibilnost razradom kratkoročnijih planova!
Naravno, imajući na umu dugoročne ciljeve. Krenite s planom od tri mjeseca I u njega unesite detaljnu podjelu nadležnosti, rokove za obavljanje zadataka I sl. A u plan za cijelu godinu zapišite okvirno do kada koji dio projekta je potrebno da bude završen. Mnogo razgovarajte i predviđajte u okviru tima i ne zaboravite na kontakt s klijentima!
Šest pravila za fleksibilno planiranje i upravljanje promjenama
Iz svega rečenog bi se mogla izvesti sljedeća pravila o fleksibilnom planiranju u upravljanju promjenama:
- postavite jasne (SMART) ciljeve
- napravite kratkoročne planove izvedene iz tih ciljeva
- sastajte se redovno sa svojim timom (radi revizije urađenog i eventualnog redefinisanja plana)
- razmišljajte korak-po-korak: svakodnevni izazovi u kontaktu sa klijentima/dobavljačima, izmijenjene okolnosti na tržištu rada i sl. se jednostavnije rješavaju ukoliko nismo pretjerano vezani za dugoročni cilj u gorućim trenucima- nakon što se “vatra” smiri, revidiranjem plana ćete se opet pozabaviti Vašim ciljevima
- budite u redovnom dosluhu sa klijentima-istražujte nihove prioritete i sastajte se sa klijentima kao i sa članovima tima
- uvijek imajte na raspolaganju nekoliko različitih scenarija (poželjan/nepoželjan) i korake koje ćete preduzeti i u jednom i u drugom scenariju
A šta kada je promjena željena?
Nekada je situacija takva da strah od promjene manje snažan od nepodnošljivosti situacije u kojoj se trenutno nalazimo.
I u planskim promjenama najvažniji resurs je upravo fleksibilnost.
Još 1977. Bekard i Haris su osmislili “jednačinu pomjene”. Po njoj, da bi planska promjena bila uspješna, potrebno je da je tačna sljedeća proporcija:
Dissatisfaction x Desirability x Practicality > Resistance to Change
Evo šta svaki element ove proporcije označava:
- Dissatisfaction – nezadovoljstvo tima trenutnom situacijom. Ono može biti izazvano pritiscima spolja (npr. “Gubimo tržište”) ili iznutra (npr. “preraspodjela uloga u timu je u datim okolnostima neefikasna i nepravedna”).
- Desirability – predložena zmjena u odnosu na status quo mora biti prvlačna i svi članovi tima razumiju šta ona konkretno povlači za sobom. Što je vizija jasnija i privlačnija, veće su šanse da će upravljanje promjenom biti olakšano i podržano od strane cijelog tima.
- Practicality – Tim mora biti uvjeren da je promjena opravdana i izvodljiva, te da zajednički njome možete upravljati bez prevelikih rizika.
- Resistance to change – otpor prema promjeni podrazumijeva svaku sumnju koju izražavaju članovi tima- može da se tiče sposobnosti rukovodstva ili ličnih sposobnosti za upravljanje promjenom ka poželjnom ishodu. Ljudski je boljati se promjene. I promjenu pod prinutom (bez fleksibilnosti) treba izbjegavati! Bolje je investirati vrijeme u edukaciju ljudi i timske brainstorminge kako bi svi članovi tima u nju ušli spremni na kreativno iznalaženje rješenja.
Kada da počnete sa promjenama?
Upravo zbog “prirodnog” otpora ljudi prema promjeni, sva tri elementa (nezadovoljstvo, privlačnost promjene i izvodljivost) moraju biti prisutna u proporciji!
Ukoliko nedostaje samo jedan od njih, bolje je da sačekate sa promjenom (pod pretpostavkom da imate izbor)!
Ako ljudi ne osjećaju preveliku patnju u trenutnim okolnostima ili nemaju dovoljno jasnu viziju o tome šta promjena donosi da bi se investirali u njenu realizaciju, ili pak ne smatraju da je realno izvodljiva, stop! Edukujte ih, razgovarajte, budite fleksibilni u svakom smislu- sa pomjeranjem rokova, u pregovorima.
Kada ste Vi vizionar i jasno Vam je koliko je promjena poželjna, dužni ste da nađete način da je kao takvu predstavite i Vašim ljudima.
A ako je promjena nastupila nezavisno od važe volje i želje, fleksibilnost Vam je opet najvažnije oruđe. Sjetite se da sistemom upravlja njegov najfleksibilniji dio, papri i olovku u ruke i od ciljeva dođite do kratkoročnih detaljnih planova.
Ostatak mape puta do velikog cilja će se iscrtavati dok djelujete poštujući promjene!